Trung Tâm Đào Tạo Và Phát Triển Nguồn Lực Quốc Tế

- Đào Tạo Giám Đốc Nhân Sự
- Đào Tạo Quản Trị Nhân Sự Chuyên Nghiệp
- Đào Tạo Tại Doanh Nghiệp

Hình Ảnh Đào Tạo Giám Đốc Nhân Sự

90% là học thực hành trên máy tính cá nhân, thông qua hội đồng phản biện.
Chương trình thực tế chuyên nghiệp.
Mô hình mới chỉ có ở chúng tôi.

Hình Ảnh Đào Tạo Quản Trị Nhân Sự Chuyên Nghiệp

Chương trình cơ bản thực tế và chuyên nghiệp.
Phù hợp với người mới vào nghề nhân sự, muốn lấy lại cơ bản, SV năm 3, năm cuối.
Sau khóa học, học viên đảm nhậm được tất cả những công việc liên quan đến hành chính nhân sự.

Hình Ảnh Đào Tạo Tại Doanh Nghiệp

Bao gồm tất cả kỹ năng liên quan theo nhu cầu doanh nghiệp.
Chương trình thực tế, lấy học viên làm trung tâm.
Giảng viên hàng đầu, giỏi lý thuyết, giàu kinh nghiệm thực tế.

Hình Ảnh Tư Vấn Doanh Nghiệp

Tư vấn tái cấu trúc Doanh nghiệp, xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu.
Tư vấn xây dựng hệ thống đánh giá thành tích nhân viên.
Tư vấn xây dựng hệ thống trả lương và đãi ngộ.

Thứ Sáu, 25 tháng 9, 2015

Tranh cãi chuyển việc: Ở lại vì “ân tình” hay ra đi vì lương 35 triệu đồng?

Câu chuyện của Huỳnh Vĩnh Trọng về việc đi hay ở, khi có ngân hàng tuyển với mức lương 35 triệu đồng, phúc lợi ưu đãi. Trong khi đó, “ân tình” với người sếp cũ khiến Huỳnh Vĩnh Trọng lưỡng lự. Ngay khi bài viết xuất bản, nhiều bạn đọc tâm huyết đã chia sẻ quan điểm khác nhau.

Đi hay ở, vì "ân tình" hay mức lương cao hơn cũ?
Nấc thang mới - tội gì không đi!
Giữ quan điểm nên chuyển việc mới, bạn đọc có nick Tuvd góp ý: “Nếu bạn nói chuyện với sếp, tôi tin sếp cũng khuyên bạn nên đi. Người giúp đỡ mình cũng mong mình có công việc ổn định và thu nhập tốt.
Nếu thật sự hiểu và không ích kỉ, sếp sẽ động viên để bạn đi. Bạn không nên áy náy về vấn đề "qua cầu rút ván". Lương tâm ta không quên người cứu giúp. Bạn sẽ có nhiều cách để giữ được mối quan hệ tốt đẹp này.
Bạn Tuvd cũng bổ sung: “Công việc của sếp bố trí cho bạn chưa đúng với chuyên môn. Mà đều này chắc ít nhiều cũng hạn chế trong quan hệ, ông ý có lẽ cũng không muốn”.
Có lẽ là một người có thâm niên trong ngành ngân hàng, bạn đọc có nick Mr Xu Thanh đóng góp ý tưởng hay: “Được mời với chức danh mức lương cao hơn, chứng tỏ bạn là người có năng lực. Trừ phi, đây chỉ là đòn cạnh tranh bẩn giữa các tổ chức/cá nhân. Áp lực công việc của vị trí mới cao hơn rất nhiều. Nó cũng đồng nghĩa với việc có nhiều cơ hội thăng tiến lên vị trí cao hơn”
Chỉ ra mối quan hệ với sếp, bạn đọc Mr Xu Thanh nói: “Với một vị trí mới tốt đẹp hơn, tôi nghĩ nếu là sếp tốt sẽ không những không giữ mà còn động viên, tạo điều kiện cho ra đi. Còn nếu là người sếp cứ luôn giữ mà không tạo điều kiện cho bạn phát triển, thì cũng không nên lưu luyến làm gì. Quan hệ như vậy không bền. Trước hay sau mối quan hệ đó cũng sẽ bị phá vỡ, thậm chí có thể trở thành hai thái cực khác nhau”.
Nhận định của Mr Xu Thanh:"Đến cơ quan mới tất yếu sẽ có những khó khăn, thử thách mới, bạn phải cam kết chỉ tiêu và cũng phải có thử thách vượt qua chỉ tiêu trong thời hạn nhất định".
Bạn đọc có nick SOSoc chia sẻ quan ngại “quan cầu rút ván” của Huỳnh Vĩnh Trọng. “Tình cảm với sếp cũ là gì? Chỉ đơn giản là "sếp tốt"? Hay là tình anh em bạn bè. Anh sợ là thành "kẻ qua cầu rút ván", thực ra chỉ là suy nghĩ của anh chứ còn mọi người không nghĩ vậy. Nên nếu anh muốn chuyển việc mà còn lăn tăn. Sếp đồng ý mới buồn chứ sếp nói này nọ chứng tỏ là không thật lòng với anh”.
SOSoc cho rằng: Nói chung em nghĩ chắc anh đã quyết định chuyển nhưng vẫn còn lăn tăn về chuyện tình cảm. Đã suy nghĩ kĩ thì mình cứ làm thôi không sau này lại hối hận
Đồng ý với quyết định chuyển việc, nhưng bạn đọc nick Lê Phúc khuyên: “Anh cần kiểm tra lại thông tin công ty mới kia về: Quy mô, nguồn lực, nhân sự có phải đang thiếu vị trí cần tuyển”.
Trong khi đó, bạn đọc nick Thiên thạch chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về câu chuyện tương tự: “Tôi cũng vừa nghỉ việc 2 tháng, khi ra đi, tôi lên tâm sự với sếp gần 1 buổi, về những gì tôi có và mất khi tôi đi và tôi xin một lời khuyên chính từ người tôi nặng ân tình. Và giờ đây, tôi có được 2 thứ, một nơi làm việc tốt và một mối quan hệ rộng mở ở nơi cũ…”
Một lượng lớn bạn đọc lại có ý kiến khuyên Huỳnh Vĩnh Trọng ở lại với sếp cũ. Bạn đọc có nick Nguyen An Quỳnh chia sẻ: Cá nhân tôi, sự nghiệp chọn mình chứ mình không chọn sự nghiệp. Chỗ bạn đang làm lương cũng khá rồi. Sếp cũ thương thì nên tiếp tục làm bạn nhé. Chúc bạn có quyết định sáng suốt.
Một bạn đọc có nick Người vô danh phân tích sâu hơn: “Việc làm ngành ngân hàng mấy năm nay không còn là mơ ước nữa đâu. Áp lực lớn, chỉ tiêu cao, cạnh tranh ác liệt giữa các ngân hàng, khách hàng có hạn...Bạn nên chọn cơ hội an toàn đi”.
Đứng ở góc độ người từng trải, bạn đọc có nick Nguyên Bình Khiêm chia sẻ: “Tôi thì lại có quan điểm khác nhé, anh có sang đó thì chỉ tiêu nhiệm vụ khá nặng nề đấy. Không dễ ngân hàng họ bỏ cả đống tiền ra để tuyển cho vui đâu. Cháu tôi cũng vừa phải xin nghỉ ở một ngân hàng vì áp lực huy động vốn quá lớn. Nên lựa sức mình đã nhé, người trọng ân tình”.
Giải thích quan điểm nên ở lại, bạn đọc có nick Dung Tran nói: “Nếu tôi thì tôi sẽ làm việc với sếp cũ, dù lương thấp. Điều quan trọng là làm việc cảm thấy thoải mái, kết hợp ăn ý và có sự tin tưởng, tín nhiệm. Vị trí mà bạn đang làm thế nào, trách nhiệm, quyền lợi, khả năng so với vị trí mới. Nếu có thể, bạn hãy trao đổi thêm với sếp cũ. Tôi nghĩ sếp cũ của bạn sẽ thấu hiểu và hai người sẽ có một sự thống nhất ổn thỏa”.
Là một người am hiểu ngành tín dụng, bạn đọc có nick Thành gợi ý: Không nên đi. Bây giờ ngân hàng nào áp lực cũng ghê lắm. Giám đốc Quan hệ khách hàng thực ra là cán bộ tín dụng, tuổi thọ nghề nghiệp ngắn lắm, môi trường mới phức tạp. Mình khuyên bạn không nên đi. Thời điểm này ổn định là quan trọng nhất.
Một lời khuyên khác, bạn đọc có nick Người dân khuyên: Nên chớ "tham bát bo mâm, hay đứng núi này trông núi nọ", đấy nhé. Bạn không nên đi, nhưng bạn tâm sự với sếp mà bạn đang làm. Như vậy sếp càng quý trọng. Giá trị của bạn sẽ cao lên trong mắt sếp. Lúc đó bạn sẽ có mọi thứ...
Nhiều bạn đọc khuyên Huỳnh Vĩnh Trọng có sự cân nhắc kỹ lưỡng hơn trước khi quyết định.
- Được và mất 10 triệu đồng tiền lương? Bạn đọc Luuva: Bạn Huỳnh Vĩnh Trọng đang đắn đo, chứng tỏ bạn là người rất coi trọng tình cảm. Nếu bạn ở lại bạn mất 10 triệu bù vào đó bạn lại được cái lớn hơn 10 triệu đồng đấy, phải cân nhắc bạn ra đi được nhiều hay mất và cái gì quan trọng nhất với cuộc sống hiện tại của bạn lúc này. Hãy làm theo lương tâm bạn mách bảo...
- Nghĩ kỹ về thách thức công việc mới!: Bạn đọc Happy: Không ai có thể quyết định thay bạn được. Công việc sẽ mang đến cho ta rất nhiều thứ và lấy đi của chúng ta cũng không ít. Đó là cơ hội thực sự và thách thức không nhỏ. Nếu bạn là người muốn đối diện với thách thức thì nên đến với công việc mới. Đi hay ở lại đều do bạn quyết định nhé.
Mảng tín dụng không dễ “ăn”. Bạn đọc Hoàng Ngọc Thanh: Công việc tín dụng kén người. Bạn phải có thực tài mới giữ vững vị trí trước áp lực rất cao. Mảng tín dụng là khâu quyết định của ngân hàng trong thời buổi đang cạnh tranh quyết liệt hiện nay. Bạn nên cân nhắc thực lực của mình trước khi quyết định.
- Cân nhắc giữa lợi và hại. Bạn đọc Quang Anh: Phàm ở đời, có lợi cho mình, không hại cho người: Nên làm; Có lợi cho mình, có lợi cho người: Phải làm; Có lợi cho mình, có hại cho người: Cân nhắc lợi có đủ lớn hơn mối quan hệ giữa mình với người xong rồi hẵng làm; Có hại cho mình, có lợi cho người:Lại cân nhắc có hại của mình có nhỏ hơn tình cảm dành cho người hay không rồi hãy làm; Có hại cho mình, có hại cho người: Người không thông minh mới làm; Không lợi cho mình cũng không hại cho người: Xin đừng rảnh mà đi làm. Chuyện này cũng chung quy là trong đối nhân, xử thế mà ra.
----------------------------------------------------------------------------------------

Thứ Năm, 24 tháng 9, 2015

Lập mục tiêu cá nhân để phát triển sự nghiệp

Xác lập mục tiêu cá nhân là quá trình cân nhắc về tương lai lý tưởng của bạn. Rất nhiều người trong chúng ta luôn cảm thấy như thể mình bị bỏ mặc và không được trân trọng công lao, chúng ta làm việc chăm chỉ nhưng lại không đạt được kết quả gì. Nhưng bạn có biết vì sao lại như vậy không? Đó là vì bạn chưa dành thời gian suy nghĩ về những gì bạn thực sự muốn trong cuộc sống cũng như chưa xác định được những mục tiêu mong muốn. Xác định chính xác điều bạn mong muốn sẽ giúp bạn biết nên phải tập trung nỗ lực vào đâu.

Cho dù là những doanh nhân thành đạt, nghệ sĩ nổi tiếng, hay chỉ là nhân viên bình thương... ai cũng đều phải xác lập mục tiêu. Điều đó giúp bạn có được tầm nhìn dài hạn và động lực ngắn hạn. Từ đó giúp bạn tập trung kiến thức, nỗ lực; sắp xếp thời gian và nguồn lực của bạn - khai thác tối đa năng lực của bản thân nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
2.Lợi ích
Khi đã xác định được những mục tiêu rõ ràng, bạn có thể tìm những phương pháp để đạt được những mục tiêu đó. Bạn cũng sẽ nâng cao sự tự tin của bạn khi đã biết rõ khả năng đạt được mục tiêu khi đã thiết lập.
3.Các bước xác lập mục tiêu
Bước 1: Lập mục tiêu suốt đời
Trước tiên, bạn phải vẽ nên một “bức tranh lớn” về những gì bạn muốn làm trong cuộc sống hoặc trong một khoảng thời gian xác định như 5-10 năm. Hãy xác định các mục tiêu lớn mà bạn muốn đạt được.
Bước đầu tiên là xem xét điều bạn muốn đạt được trong đời (hoặc ít nhất là trong một khoảng thời gian xác định trong tương lai). Điều này mang đến cho bạn cái nhìn tổng thể định hình tất cả các khía cạnh khác trong việc ra quyết định của bạn. Thử thiết lập một số mục tiêu theo những nhóm dưới đây (hoặc theo những chủ đề quan trọng đối với riêng bạn):
- Sự nghiệp: Bạn muốn ở vị trí nào trong sự nghiệp của mình? Bạn muốn đạt được những gì?
- Tài chính: Bạn muốn thu nhập bao nhiêu? Ở giai đoạn nào? Tình hình tài chính của bạn sẽ liên quan đến mục tiêu nghề nghiệp của bạn như thế nào?
- Trình độ học vấn: Bạn cần có những thông tin gì và phải có những kỹ năng gì để đạt được những mục tiêu khác?
- Gia đình: Bạn có muốn trở thành một bậc phụ huynh tốt không? Bạn muốn người khác hoặc thành viên trong gia đình nhìn nhận bạn là người như thế nào?
- Thái độ: Có suy nghĩ tiêu cực nào níu giữ bạn không? Cách bạn cư xử có vấn đề gì không? (Nếu có, bạn cầnthiết lập mục tiêu để cải thiện hành vi của mình hoặc tìm ra giải pháp cho vấn đề đó)
- Thể chất: Bạn cần làm gì để có được sức khỏe tốt ngay cả khi bước sang tuổi già?
- Niềm vui: Bạn muốn hưởng thụ niềm vui như thế nào?
- Cộng đồng: Bạn có mong muốn thế giới trở nên tốt đẹp hơn không? Bằng cách nào?
Bỏ thời gian động não những điều này và chọn ra một mục tiêu hoặc nhiều hơn trong mỗi nhóm chủ đề phản ánh điều bạn muốn làm. Sau đó lọc lại một lần nữa để có mục tiêu bạn cần tập trung vào.
Khi thực hiện điều này, hãy chắc chắn những mục tiêu bạn thiết lập chính là những gì bạn muốn, không phải là những gì cha mẹ, gia đình, bạn bè bạn muốn.
Bước 2: Thiết lập mục tiêu cá nhân nhỏ hơn
Khi đã thiết lập mục tiêu cho cuộc đời bạn, hãy chia nhỏ mục tiêu lớn đó thành những mục tiêu nhỏ hơn và thiết lập một kế hoạch ngắn hạn cho những mục tiêu nhỏ hơn mà bạn cần hoàn thành.
Cuối cùng, một khi đã có kế hoạch của mình, hãy bắt đầu tiến hành từng bước trong kế hoạch để đạt được những mục tiêu đã đặt ra.
Hãy bắt đầu quá trình thiết lập mục tiêu bằng cách nhìn vào mục tiêu lớn của cuộc đời bạn. Sau đó thiết lập những điều bạn có thể làm trong vòng 1 năm tới, 6 tháng tới, 1 tháng tới, tuần tới và ngày hôm nay để bắt đầu hướng đến những mục tiêu lớn hơn. Mỗi kế hoạch nên dựa trên kế hoạch trước đó.
Sau đó tạo ra những điều cần làm hằng ngày của bạn (To-do-lists) để hướng đến mục tiêu cuộc đời bạn.
Ở giai đoạn đầu, những mục tiêu nhỏ của bạn có thể là đọc sách và thu thập thông tin cần làm để đạt được những mục tiêu ở cấp độ cao hơn. Điều này sẽ giúp bạn nâng cao chất lượng và tính thực tế của việc thiết lập mục tiêu của bạn.
Cuối cùng xem xét lại kế hoạch của bạn và chắc chắn rằng nó phù hợp với cách bạn muốn sống cuộc đời của bạn.
4.Không bỏ cuộc
Một khi bạn đã quyết định xác định thiết lập mục tiêu đầu tiên của bạn, hãy giữ cho quá trình diễn ra bằng cách xem xét và cập nhật danh sách việc cần làm của bạn hàng ngày.
Xem xét định kỳ các kế hoạch dài hạn và chỉnh sửa để phản ánh những thay đổi trong thứ tự ưu tiên và kinh nghiệm của bạn. Tốt nhất là nên làm thường xuyên, lặp đi lặp lại, xem xét liên tục dựa trên nhật ký máy tính.
5.Xử lý phù hợp khi đã đạt mục tiêu
Nếu mục tiêu đã đạt được là mục tiêu quan trọng, hãy tự tưởng thưởng cho bản thân một cách thích hợp. Nó sẽ giúp bạn gây dựng sự tự tin bạn đáng có.
Nếu bạn đạt được mục tiêu quá dễ dàng, hãy xác lập lại mục tiêu tiếp theo khó hơn.
Nếu mất quá nhiều thời gian để đạt được một mục tiêu, hãy xác lập các mục tiêu tiếp theo dễ hơn một chút.
Nếu có yếu tố khiến bạn cần thay đổi các mục tiêu khác, hãy làm như vậy.
Nếu bạn nhận thấy thiếu hụt kỹ năng dù đã đạt được mục tiêu, hãy quyết định có nên đưa ra mục tiêu khác để sửa lỗi đó không.
Hãy thường xuyên điều chỉnh những xác lập mục tiêu cá nhân và nếu mục tiêu đó không còn quan trọng với bạn nữa, hãy xem xét thay thế nó bằng mục tiêu khác phù hợp hơn.
-------------------------------------------------------------------------------------

Thứ Sáu, 18 tháng 9, 2015

Kỹ năng giao tiếp hành chính

1. Bản chất và vai trò của giao tiếp hành chính

a) Bản chất của giao tiếp hành chính
Xét về mặt bản chất, giao tiếp hành chính là giao tiếp giữa con người với nhau trong hoạt động hành chính.Giao tiếp hành chính là giao tiếp của đội ngũ công chức hành chính với các đối tượng để trao đổi tư tưởng, tình cảm, hành vi thông qua hệ thống tín hiệu ngôn ngữ hành chính - công vụ, được điều chỉnh bởi pháp luật và các thiết chế hành chính nhà nước trong mối quan hệ hành chính để thiết lập và duy trì các hoạt động hành chính - công vụ nhằm thỏa mãn những nhu cầu và mục tiêu nhất định của Nhà nước. Bản chất của giao tiếp hành chính được thể hiện bao gồm hai khía cạnh:
Một là, giao tiếp hành chính gắn với thông tin. Chính vì bản chất này, người ta có thể nhìn nhận giao tiếp hành chính từ góc độ các “dòng thông tin”.
Hai là, giao tiếp hành chính là một quá trình. Quá trình này bắt đầu từ khi một bên tham gia giao tiếp (bên gửi) có nhu cầu chuyển đến Bên nhận (người nhận) một thông điệp nào đó. Bên gửi quyết định, lựa chọn một cách mã hóa thông điệp của mình và gửi qua một kênh nhất định (bằng văn bản, bằng điệu bộ, cử chỉ…) đến Bên nhận. Bên nhận sẽ giải mã thông điệp đó và phản hồi lại. Bên gửi, khi đó lại tùy cách phản hồi của Bên nhận mà chuyển đi thông điệp tiếp theo… Rõ ràng, giao tiếp là một quá trình.
b) Vai trò của giao tiếp hành chính
Giao tiếp hành chính có 5 vai trò (chức năng) chính sau:
- Định hướng các hoạt động của cơ quan, tổ chức: Giao tiếp chia sẻ và truyền đạt cái đích mà các cơ quan, tổ chức cần đạt đến cũng như cách thức để đạt được điều đó. Không có giao tiếp, các cá nhân, các nhóm trong cơ quan, tổ chức có thể hiểu và hướng tới các mục tiêu theo những cách khác nhau. Điều này dẫn tới nhiều nguy hại đối với cơ quan, tổ chức, trong đó có cả việc chia rẽ, bất đồng và tan rã cơ quan, tổ chức.
- Hợp nhất các cá nhân, đơn vị và các nguồn lực: Mỗi tổ chức, đơn vị là một tập hợp gồm nhiều yếu tố và kiểu người khác nhau với quan điểm, nhận thức và kỳ vọng khác nhau. Giao tiếp là cơ sở, là chất keo dính lôi cuốn những người, những yếu tố có những điểm chung căn bản lại với nhau để hình thành tổ chức. Khi tổ chức đã ra đời, với vai trò giúp mọi người Biết - Hiểu - Hành động và Cộng tác, giao tiếp giúp các yếu tố khác biệt, các cá nhân, đơn vị, các nguồn lực và các mục tiêu được kết nối với nhau để tạo thành sức mạnh. Đối với cán bộ, công chức, giao tiếp giúp họ nắm bắt thông tin, nhiệm vụ và tương tác với đồng nghiệp.
- Duy trì các giá trị và truyền thống của cơ quan, tổ chức: Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một số hoặc một hệ thống các giá trị mà nó duy trì và muốn khuếch trương. Giao tiếp là cách tốt nhất giúp định hình và duy trì các giá trị của cơ quan, tổ chức.
- Khuyến khích, động viên các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức: Giao tiếp trong quá trình thực thi không đơn thuần và duy nhất liên quan đến các nhiệm vụ và cách giải quyết nhiệm vụ, nó còn liên quan đến con người với tư cách là một thực thể sống, có đời sống riêng tư, có niềm vui, nỗi buồn, có điểm mạnh và điểm yếu. Do vậy giao tiếp trong tổ chức còn bao hàm cả khía cạnh mang tính nhân bản là khuyến khích, động viên các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức.
- Tạo môi trường cho các ý tưởng mới, sáng kiến mới: Giao tiếp tạo môi trường trong đó các ý tưởng mới, sáng kiến mới được hình thành, chia sẻ, thách thức và trải nghiệm. Thông qua các buổi trao đổi, thảo luận, hội nghị, hội thảo khoa học, các ý tưởng mới, sáng kiến mới được hình thành và phát triển.
2. Các nguyên tắc giao tiếp
a) Nguyên tắc tuân theo pháp luật
Đây là nguyên tắc cơ bản, bao trùm toàn bộ hoạt động giao tiếp hành chính. Nội dung của nguyên tắc này đòi hỏi: Người cán bộ, công chức phải tuân theo thủ tục, trình tự, thẩm quyền mà pháp luật đã quy định; căn cứ vào pháp luật, chính sách, quyết định của cấp có thẩm quyền; Không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được can thiệp trái pháp luật vào quá trình giao tiếp. Cán bộ, công chức phải tuân thủ pháp luật, xử lý mọi tình huống linh hoạt “có lý, có tình” trong từng trường hợp giao tiếp cụ thể, phải lấy giáo dục, thuyết phục làm chính.
b) Nguyên tắc bảo đảm chính xác trung thực, khách quan
Muốn quá trình giao tiếp đạt được hiệu quả, thì cán bộ, công chức phải bảo đảm tính chính chính xác khi đưa ra những tư liệu, nhận định, kết luận, quyết định…Vì vậy, việc đảm bảo tính chính xác trong quá trình tiếp xúc với các chủ thể tham gia quá trình giao tiếp sẽ giúp cho hoạt động hành chính đạt được hiệu quả cao. Tính khách quan, toàn diện đòi hỏi người tiến hành giao tiếp phải đánh giá trung thực tình hình vụ việc; xem xét toàn diện các khía cạnh kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của vụ việc; phải đề cập đến ý nghĩa tác dụng tích cực hoặc tiêu cực của vụ việc; không có thái độ thiên lệch và bóp méo sự thật để có thái độ tiếp xúc với các đối tượng cho phù hợp. Khi giao tiếp với các đối tượng, người cán bộ, công chức phải chuẩn bị kỹ về tâm lý, nắm chắc pháp luật, đảm bảo chứng cứ đầy đủ, sẵn sàng đối thoại đấu tranh để làm sáng tỏ chân lý của sự việc một cách khách quan và chính xác.
c) Nguyên tắc công khai, dân chủ
Tính công khai của giao tiếp hành chính thể hiện ở chỗ vào những thời điểm thích hợp cán bộ, công chức phải thông báo đầy đủ nội dung cần công khai trong tổ chức và với nhân dân để những người có trách nhiệm và có liên quan biết nhằm khuyến khích sự tham gia của nhân dân và tổ chức vào hoạt động này.
Tính dân chủ cũng cần phải được bảo đảm khi giao tiếp hành chính. Cán bộ, công chức cần phải lắng nghe, tôn trọng ý kiến của các chủ thể có liên quan như các đối tượng được quyền giải trình, tiếp xúc với cơ quan, tổ chức, cá nhân cần có thái độ tôn trọng, trao đổi thông tin chính xác trong phạm vi thẩm quyền của mình và phù hợp với quy định của pháp luật.
Nguyên tắc công khai, dân chủ nhằm đảm bảo sự bình đẳng trước pháp luật trong mối quan hệ các bên. Trong hoạt động hành chính, giao tiếp cũng cần có phong cách nhằm gây thiện cảm với các đối tượng, nhất là phải đảm bảo dân chủ, công khai, gần gũi với các đối tượng, qua đó làm cho họ được thoải mái, tự tin. Việc bình đẳng, dân chủ trong giao tiếp sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cán bộ, công chức và các đối tượng. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo được sự nghiêm túc và tôn trọng lẫn nhau, giữ vững tính lịch sự, giao tiếp có văn hóa, đồng thời tránh việc tự do, bình đẳng quá trớn.
d) Nguyên tắc thận trọng, cân bằng, trách nhiệm, “Dĩ bất biến, ứng vạn biến”
Mục đích của giao tiếp là làm hài lòng người dân, các đối tượng tham gia vào quá trình giao tiếp, nên nó mang tính chính trị, pháp lý, xã hội sâu sắc. Vì thế, đòi hỏi cán bộ, công chức phải thận trọng, có trách nhiệm cao, bởi mọi sự nóng vội, chủ quan như biểu thị thái độ khi giao tiếp nóng nảy, bực tức đều dễ dẫn đến sai lầm, xung đột giữa các bên, không đạt được hiệu quả trong hoạt động hành chính.
Nhìn chung, để hoạt động hành chính có hiệu quả thì thái độ, ứng xử của người cán bộ, công chức phải luôn chuẩn mực, luôn thể hiện sự bình tĩnh, tự chủ trong mọi tình huống, nhất là không được thể hiện thái độ trịch thượng, quan cách hay nóng nảy, cáu giận. Khi giao tiếp với người dân đòi hỏi người cán bộ, công chức phải luôn biết tự kiềm chế vừa thể hiện sự cởi mở, chân thành, thông cảm nhưng lại nghiêm túc, đúng mực. Đặc biệt, người cán bộ, công chức phải luôn cảm giác được sự cân bằng.
e) Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức
Người cán bộ, công chức phải có phong cách làm việc tốt, phải coi trọng và luôn ứng xử theo những tiêu chuẩn, nguyên tắc, chuẩn mực đạo đức của nghề nghiệp. Phong cách làm việc tốt của người cán bộ, công chức trước hết là tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Có trách nhiệm cao thì mới có khả năng tạo ra hiệu quả công tác tốt.
Cán bộ, công chức luôn là những người có chức vụ, quyền hạn, do đó phong cách làm việc tốt của người cán bộ, công chức trước hết là phải biết dựa vào quần chúng, gần gũi quần chúng. Mặt khác, người cán bộ, công chức phải biết phòng, chống các biểu hiện chủ quan, tác phong quan liêu, đại khái, phô trương, quan cách.
f) Nguyên tắc hài hoà các lợi ích
Nguyên tắc này thừa nhận quan niệm giao tiếp dưới hình thức thông cảm, thống nhất với nhau không phải là tranh đua, đối địch. Thành công của giao tiếp không phải là sự việc chiến thắng đối tác mà là đem lại lợi ích càng nhiều càng tốt cho cả hai bên. Trong hầu hết các tình huống, đều tồn tại những giải pháp thích hợp với lợi ích của cả hai bên, hợp tác các bên sẽ có cơ may tìm ra giải pháp tốt nhất. Nguyên tắc này phù hợp với hoạt động hành chính là hoạt động mà mọi người hợp tác để thực hiện công vụ. Những người giao tiếp có ý thức rõ về lợi ích của họ và lợi ích của phía bên kia sẽ dự kiến được cách thức, lựa chọn các giải pháp để có các lợi ích đó. Họ sẽ cùng nghiên cứu tìm các cơ may xây dựng được giải pháp đem lại lợi ích tối đa cho mỗi bên.
3. Các hình thức giao tiếp
a) Theo cách tiếp xúc của giao tiếp
Giao tiếp trực tiếp (mặt đối mặt) và giao tiếp gián tiếp (thông qua các phương tiện trung gian như văn bản viết, thư từ, sách báo), có thể là giao tiếp giữa hai bên (trò chuyện, trao đổi ý kiến) và một bên (phát thanh trên đài), có thể là giữa các cá nhân (hai người hay một nhóm người) và đại chúng (trong nhà hát, tại các cuộc mít tinh).
b) Theo tính chất của giao tiếp
Giao tiếp chính thức theo qui định của pháp luật, theo một quy trình được thể chế hóa (hội họp, mít tinh, học tập...) và giao tiếp không chính thức mang nặng tính cá nhân, không có sự ràng buộc bởi những qui định có tính pháp lý nhưng tuân theo những tập quán xã giao (giao tiếp giữa bạn bè với nhau, Thủ trưởng trò chuyện riêng tư với nhân viên...).
c) Dựa vào tâm thế của giao tiếp
Giao tiếp ở thế mạnh, giao tiếp ở thế yếu và giao tiếp ở thế cân bằng. Tâm thế của một người đối với người khác chi phối những hành vi trong giao tiếp của họ. Trong giao tiếp, cần điều chỉnh tâm thế của mình một cách linh hoạt tùy thuộc vào tình huống cụ thể.
II. KỸ NĂNG NGHE
1. Nghe trong hoạt động giao tiếp hành chính
Lắng nghe có thể hiểu là một tiến trình nhận thức toàn bộ những tín hiệu đối tượng thể hiện, cho phép con người đưa ra thông tin một cách có ý thức và cả trong vô thức những gì họ biết và cả những gì họ chưa hiểu. Đó là hành động quan sát những gì đối tượng nói ra và cả những gì họ không nói ra. Kỹ năng nghe là năng lực của con người nắm bắt các phương tiện giao tiếp một cách có hiệu quả để nhằm đạt được sự hiểu nhau, cảm thông lẫn nhau và cùng nhau hành động vì mục tiêu chung do con người đặt ra và mong muốn đạt tới. Phương tiện giao tiếp trong lắng nghe là bằng trực quan và các giác quan.
Lợi ích của lắng nghe trong hoạt động hành chính:
- Thu thập thông tin nhiều, đầy đủ và chính xác cho việc ra quyết định hành chính.
- Giúp các cán bộ, công chức nhận thức được bản thân mình, nhận thức được người khác và giảm thiểu yếu tố cảm tính trong xử lý tình huống.
- Giảm các nguy cơ xung đột trong hoạt động hành chính v. v...
2. Kỹ năng nghe có hiệu quả
- Trước hết phải bắt đầu bằng một thái độ tích cực và nhiệt tình.
- Phải duy trì việc giao tiếp bằng ánh mắt một cách thường xuyên và ngắn.
- Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ cử chỉ “mở”.
- Duy trì một khoảng cách vừa phải và hợp lý giữa người nghe và người nói.
- Đảm bảo môi trường giao tiếp không bị các tác động khác làm phân tán hoặc ngắt quãng người nghe.
- Người nghe phải chủ động dỡ bỏ mọi rào cản hữu hình giữa người nghe và người nói.
- Khuyến khích bằng lời và không bằng lời.
- Sử dụng các câu hỏi “mở” để lấy thêm thông tin hoặc để kiểm soát cuộc nói chuyện.
- Hạn chế sử dụng câu hỏi “đóng”,.
- Sử dụng các câu hỏi “tại sao” khi cần thiết.
- Tránh ngắt lời người nói.
- Phản hồi lại sau khi nghe.
III. KỸ NĂNG NÓI
Thuyết phục là đưa ra tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo. Các yếu tố đảm bảo cho việc thuyết phục thành công bao gồm: Uy tín, cách thể hiện tình cảm và cách lập luận của người nói. Uy tín có được do trình độ, phẩm chất, địa vị, tuổi tác, thiện chí, hình ảnh, trang phục, tướng mạo... Để thuyết phục hiệu quả cần quan tâm đến một số vấn đề sau:
- Bắt đầu bằng một sự đồng ý, tìm điểm chung giữa hai bên nhằm xây dựng môi trường tích cực và giảm khả năng không đồng ý.
- Chứng minh làm như thế không chỉ có lợi cho mình mà còn có lợi cho người khác, vì lợi ích chung, vì mục đích cao cả.
- Nói cả hai mặt của vấn đề.
- Chỉ ra xung đột: Nếu không làm hay làm thế thì dẫn đến hậu quả gì.
- Nêu lên các biện pháp, kế hoạch hành động cụ thể, các giải pháp để đối phương tự lựa chọn.
- Nêu ra ví dụ, hình ảnh cụ thể, hình tượng sinh động, dễ hiểu.
- Vận dụng ca dao, tục ngữ, châm ngôn, lời nói của người nổi tiếng
- Khơi dậy lòng tự tôn, tự trọng.
- Áp dụng tâm lý “đồng điệu hành động”, dựa trên quy luật tâm lý: người khác làm thế nên tôi cũng làm thế; ai cũng muốn có hành động giống như người khác hay muốn giống người khác”.
- Chớ hứa điều mình không làm được.
- Tự nhận lỗi trước.
- Phương pháp trái với điều mong đợi: Làm trái những điều mà đối phương tưởng tượng, mong đợi do định kiến để dẫn dắt đến chỗ tiếp thu ý kiến của mình.
Thuyết trình hay còn gọi là diễn thuyết, là nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề nào đó một cách có hệ thống. Người thực hiện việc thuyết trình cần quan tâm tới các tiêu chí sau:
- Trình bày cái gì?
- Đối tượng nghe là ai?
- Tại sao phải thuyết trình?
- Thuyết trình ở đâu?
- Thuyết trình trong bao lâu?
- Làm thế nào để sự chuyển giao thông tin được tốt nhất?
Bố cục của buổi thuyết trình bao gồm:
a) Phần mở đầu
Tạo quan hệ: Trước tiên phải có tác phong chững chạc, tự tin. Không để lộ ra sự vụng về, thiếu tự tin qua nét mặt, cử chỉ và động tác ngay từ ban đầu; Chào hỏi và tự giới thiệu; Trình bày lý do của buổi thuyết trình Làm cho thính giả tò mò: Bằng cách kể một câu chuyện vui hoặc một câu thơ có ý nghĩa liên quan đến chủ đề, hoặc đặt câu hỏi cho thính giả; Các vấn đề có tính mâu thuẫn của cuộc sống liên quan đến nội dung thuyết trình hoặc trích dẫn lời các danh nhân; Các câu chuyện thời sự hấp dẫn theo nguyên tắc tiêu cực trước, tích cực sau. Định hướng: Từ các câu chuyện gây tò mò cho thính giả ở trên dẫn dắt người nghe đến mục tiêu chính của bài thuyết trình; Định hướng bằng sơ đồ trực quan; Đưa ra bố cục tổng quan hoặc nội dung chính của bài thuyết trình.
b) Giai đoạn triển khai
Giai đoạn giữa là giai đoạn triển khai chính nội dung của bài thuyết trình. Đây là giai đoạn mà người thuyết trình cần đưa ra những lập luận sắc bén dựa trên những kỹ năng truyền tải thông tin một cách hoàn hảo, giúp cho người nghe đạt được mục tiêu là lĩnh hội thông tin, kỹ năng và thay đổi thái độ và hình thành tình cảm mới sau khi nghe xong nội dung của vấn đề.
c) Kết thúc
Phần này làm tốt sẽ tạo ấn tượng tốt nhất cho cả buổi thuyết trình. Phần kết thúc có ba trọng tâm:
Trọng tâm 1: Tóm tắt một thông điệp;
Trọng tâm 2: Liên kết với tương lai;
Trọng tâm 3 : Tạo dựng ý kiến, quan điểm.
IV. NHỮNG ĐIỀU KIỆN ĐỂ GIAO TIẾP CÓ HIỆU QUẢ
1. Tạo ra môi trường thuận lợi trong giao tiếp
Để tạo ra môi trường giao tiếp hữu hiệu trong tổ chức, người quản lý hành chính phải mẫu mực trong các mối quan hệ liên cá nhân. Vai trò mẫu mực trong giao tiếp có thể được thực hiện qua các biện pháp:
- Tránh đơn phương thay đổi các quyết định trong hệ thống tổ chức. Đây là điều rất quan trọng, có thể ảnh hưởng tới công việc bởi vì một sự thay đổi trong hệ thống chính thức sẽ đe dọa các chuẩn mực hành vi trong hệ thống phi chính thức. Con người hay có khuynh hướng chống đối lại hoặc có phản ứng tự vệ khi họ bị đe dọa.
- Kêu gọi mọi cấp tham gia vào việc giải quyết các vấn đề có liên quan và ảnh hưởng tới quyết định.
- Phải có khả năng tiếp thu các ý kiến trong các cuộc trao đổi thông tin. Điều này sẽ khích lệ mọi người đóng góp ý kiến.
2. Nắm chắc mục đích giao tiếp
- Nắm chắc mục đích giúp cho chúng ta đỡ mất thì giờ và hành động có hiệu quả hơn bởi vì khi đã kê khai được từng điểm đặc trưng của vấn đề, chia vấn đề khó khăn thành những vấn đề nhỏ để xử lý thì người giao tiếp sẽ thấy vấn đề không còn quá lớn lao, quá trừu tượng và quá khó giải quyết. Dĩ nhiên, đôi khi cũng phải giải thích minh bạch một số lớn thông tin chi tiết. Điều quan trọng ở đây là sẽ không phí thời gian để ôm đồm những chi tiết không cần thiết và có thể khởi sự nhanh hơn khi đã biết chính xác điều cần nhằm tới.
- Nắm chắc mục đích chính xác sẽ làm cho thông điệp có hiệu quả hơn, bởi vì hiệu quả giao tiếp gắn liền với sự đáp ứng của cử tọa và người giao tiếp mới yên tâm phát triển mục đích của mình. Sau khi xác định được mục tiêu giao tiếp phải biết lựa chọn phương thức giao tiếp thích hợp. Có nhiều phương thức giao tiếp, nhưng phải xác định phương thức thích hợp với mục tiêu.
- Hãy sử dụng phương thức trình bày hay chỉ dẫn khi: (1) có đủ thông tin cần thiết; (2) có thể hiểu được thông tin đó không cần có sự giúp đỡ của ai khác và (3) chỉ quan tâm chủ yếu vào việc tìm ra một quyết định hợp lý, rành mạch và nhanh chóng.
Thông thường hãy sử dụng phương thức bàn bạc và tham gia khi: (1) cần thêm thông tin; (2) cần ý kiến, quan điểm, sự đánh giá phê bình của người khác, và (3) quan tâm tới cảm nghĩ của những người có liên quan và muốn thực hiện các quyết định có hiệu quả.
3. Kinh nghiệm, kỹ năng trong giao tiếp
Kinh nghiệm, kỹ năng có sự liên hệ chặt chẽ. Kinh nghiệm là những tri thức tích lũy được qua trải nghiệm thực tiễn. Kỹ năng là năng lực vận dụng có kết quả những tri thức về phương thức hành động đã được chủ thể lĩnh hội để thực hiện những nhiệm vụ tương ứng, ở mức độ kỹ năng, công việc hoàn thành trong điều kiện hoàn cảnh không thay đổi, chất lượng chưa cao, thao tác chưa thuần thục và chủ thể còn phải tập trung chú ý căng thẳng. Những cảm nhận có được lại nhờ kỹ năng quan sát, tích lũy kinh nghiệm quan hệ con người trên thực tiễn, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng đọc trên nét mặt, cử chỉ đối tượng giao tiếp.
----------------------------------------------------------------------------------------------------